Cuentas anuales. Depósito en el Registro Mercantil

Autor:Manuel Faus
Cargo del Autor:Notario
 
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Las cuentas anuales, una vez confeccionadas, verificadas en su caso y aprobadas por la Junta General han de ser objeto de depósito en el Registro Mercantil, culminando así todo el proceso.

Para las fases anteriores puede verse:

Contenido
  • 1 Obligación del depósito en el Registro Mercantil
  • 2 Plazo para el depósito
  • 3 Problemas de inscripción en relación a las cuentas
  • 4 Otros puntos a considerar
  • 5 Instrucción de la DGRN
  • 6 Anteproyecto del Código Mercantil, (Mayo 2014)
  • 7 Recursos adicionales
  • 8 Formularios
    • 8.1 Doctrina
  • 9 Legislación básica
  • 10 Legislación citada
  • 11 Doctrina administrativa citada
Obligación del depósito en el Registro Mercantil

La obligación de depósito está ordenada por el art. 279 de la LSC (antes art. 218 LSA):

«1. Dentro del mes siguiente a la aprobación de las cuentas anuales, los administradores de la sociedad presentarán, para su depósito en el Registro Mercantil del domicilio social, certificación de los acuerdos de la junta de socios de aprobación de dichas cuentas, debidamente firmadas, y de aplicación del resultado, así como, en su caso, de las cuentas consolidadas, a la que se adjuntará un ejemplar de cada una de ellas. Los administradores presentarán también, el informe de gestión, si fuera obligatorio, y el informe del auditor, cuando la sociedad esté obligada a auditoría por una disposición legal o ésta se hubiera acordado a petición de la minoría o de forma voluntaria y se hubiese inscrito el nombramiento de auditor en el Registro Mercantil

Ahora, según la Ley 11/2018, de 28 de diciembre por la que se modifica el Código de Comercio, el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital aprobado por el Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, y la Ley 22/2015, de 20 de julio, de Auditoría de Cuentas, en materia de información no financiera y diversidad, dice el apartado 1 del artículo 279 LSC:

Dentro del mes siguiente a la aprobación de las cuentas anuales, los administradores de la sociedad presentarán, para su depósito en el Registro Mercantil del domicilio social, certificación de los acuerdos de la junta de socios de aprobación de dichas cuentas, debidamente firmadas, y de aplicación del resultado, así como, en su caso, de las cuentas consolidadas, a la que se adjuntará un ejemplar de cada una de ellas. Los administradores presentarán también el informe de gestión, que incluirá, cuando proceda, el estado de información no financiera, y el informe del auditor, cuando la sociedad esté obligada a auditoría por una disposición legal o esta se hubiera acordado a petición de la minoría o de forma voluntaria y se hubiese inscrito el nombramiento de auditor en el Registro Mercantil.

La obligación compete a los administradores y deben estar debidamente firmadas, (habiéndose suprimido la necesidad de su legalización que exigía el Reglamento) y en su caso han de estar firmadas por los liquidadores, según indica el art. 365, RRM.

Dice la Resolución de la DGRN de 11 de diciembre de 2017 [j 1] que si la certificación consta en más de una hoja, firmada únicamente una, el hecho de que se presente el documento firmado por el órgano de administración implica la asunción de autoría del mismo, así como la afirmación de su integridad. Si se considera que existen motivos para rechazar el depósito por considerar que el certificado de aprobación del acuerdo no es auténtico o no es íntegro debe expresarlo así en su acuerdo de calificación, especificando los motivos en que lo fundamenta. Evidentemente, lo más conveniente es la firma en todas las hojas.

Para poder practicar el depósito de cuentas firmado por un administrador con cargo no inscrito, debe previamente inscribirse el cargo (Resolución de la DGRN de 28 de enero de 2015). [j 2]

En cuanto al contenido del depósito y restante regulación lo determinan los arts. 366 y ss, RRM a los que me remito.

Evidentemente, el depósito debe efectuarse en el Registro Mercantil del domicilio social. Por ello la Resolución de la DGRN de 17 de enero de 2017 [j 3] no admite el depósito de las cuentas anuales en el Registro donde estaba inscrita la sociedad si ya ha surtido efectos el traslado a otro Registro Mercantil.

Plazo para el depósito

Observamos que el depósito debe verificarse dentro del mes siguiente a la fecha de) aprobación (no dentro del mes siguiente al mes en que se aprobaron); por ello, aprobadas el 10 de abril, deben depositarse como máximo el 10 de mayo.

Problemas de inscripción en relación a las cuentas

Afirma la Resolución de la DGRN de 25 de julio de 2014 [j 4] que es doctrina reiterada de la DGRN que el procedimiento registral de nombramiento de auditor de cuentas, instado por los socios minoritarios es un procedimiento administrativo especial por razón de la materia jurídico privada a la que afecta, está regulado en los artículos 351 y siguientes del Reglamento del Registro Mercantil y, supletoriamente por los que le sean aplicables de la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

  • Conflictos:

Pone de relieve la resolución de la DGRN de 13 de mayo de 2013 [j 5] que las cuentas anuales pueden generar 3 supuestos de conflicto con acuerdos sociales:

*Discordancia entre lo inscrito y lo que indican las cuentas. El Registrador no se limita a depositar las cuentas, las debe calificar de acuerdo con sus libros; si, por ejemplo, las cuentas dan una cifra de capital distinta de la inscrita, debe denegarse el depósito. En este sentido puede verse la resolución de la DGRN de 10 de diciembre de 2008. [j 6] Igualmente, la Resolución de la DGRN de 14 de noviembre de 2018 [j 7] reitera que es procedente el rechazo del depósito de las cuentas anuales cuando la cifra de capital consignada en las mismas no coincida con la que figure inscrita en el Registro Mercantil.

*Discordancia entre unos acuerdos adoptados antes del depósito que están en contradicción con lo que indican las cuentas anuales depositadas; debe prevalecer la inscripción de los acuerdos. Así lo indica la resolución de la DGRN de 16 de marzo de 2011; [j 8] es decir, el contenido de las cuentas depositadas, por ejemplo, no puede condicionar ni impedir la inscripción de una escritura de aumento del capital social que, en ausencia de otros obstáculos que la impidan, servirá para concordar el contenido del Registro con la realidad extrarregistral.

*Discordancia entre un acuerdo posterior al depósito de cuentas y el contenido de éstas depositadas; prevalecen los acuerdos legalmente adoptados sobre unas cuentas incorrectas o incompletas, sin perjuicio de la responsabilidad de los administradores por su omisión en las cuentas depositadas. Esta es la solución de la citada resolución de 13 de mayo de 2013.

* Exigencias:

  • Destaca la Resolución de la DGRN de 7 de diciembre de 2013 [j 9] que la presentación simultánea de un escrito en soporte papel (para subsanar una omisión) no puede admitirse como sustitutoria de uno de los documentos contenidos en el soporte magnético.'
  • Recuerda la Resolución de la DGRN de 9 de julio de 2015 [j 12] que el Reglamento del Registro Mercantil ordena que las sociedades extranjeras que tengan abiertas sucursales en España habrán de depositar necesariamente en el Registro de la sucursal en que consten los datos relativos a la sociedad sus cuentas anuales y, en su caso, las cuentas consolidadas que hubieran sido elaboradas conforme a su legislación.
  • Si la sociedad está inactiva se plantea el problema de cómo consignar en el epígrafe correspondiente del Modelo a presentar el pago medio a proveedores; por ello, la Resolución de la DGRN de 7 de noviembre de 2017 [j 13] señala que la obligación de consignar en el epígrafe correspondiente el período medio de pago a proveedores no podrá exigirse cuando no haya habido proveedores y se haya hecho constar en la memoria que la sociedad está inactiva.
  • Denegaciones:

a).- Deberá denegarse cuando ha habido falta de la debida información por parte de la sociedad para poder emitir el auditor un juicio. Así, por ejemplo:

    • La resolución de la DGRN de 5 de septiembre de 2013 [j 14] reitera doctrina anterior, afirmando que la expresión del auditor no puedo expresar una opinión sobre las cuentas del ejercicio 2011 adjuntas» impide el depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil.
    • Asimismo, la Resolución de la DGRN de 2 de enero de 2017 [j 17] afirma que no procede el depósito cuando la denegación del Auditor se basa en no haberse realizado por la sociedad la entrega de la documentación correspondiente, o no haberse proporcionado al auditor la información necesaria para el desarrollo de su actividad.

Como expresa la Resolución de la DGRN de 23 de octubre de 2014: [j 18]

No es cierto en definitiva que a efectos de depósito sea admisible cualquier informe de auditor y cualquiera que sea su contenido sin que éste último pueda condicionar el hecho del depósito. Basta reiterar una vez más que una pretensión semejante vacía de contenido la exigencia de la Ley y el derecho reconocido a...

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