Acta notarial de junta general de una sociedad

Autor:Manuel Faus
Cargo del Autor:Notario
 
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El acta notarial de la Junta general de una sociedad cumple una función esencial, pues tiene por objeto, entre otros, el de comprobar que concurren los requisitos legales y estatutarios, otorgando validez a los acuerdos de la Junta.

Contenido
  • 1 El Notario y la Junta General
  • 2 Acta normal de presencia
  • 3 Acta notarial de la junta
    • 3.1 Reglas generales
    • 3.2 El requerimiento del acta
    • 3.3 Aceptación del requerimiento
    • 3.4 Indicaciones del acta
    • 3.5 Efectos de la falta del acta notarial requerida
    • 3.6 Otros temas
  • 4 Anteproyecto del Código Mercantil, (Mayo 2014)
  • 5 Referencias adicionales
    • 5.1 En formularios
    • 5.2 En doctrina
  • 6 Legislación básica
  • 7 Legislación citada
  • 8 Jurisprudencia y doctrina administrativa citadas
El Notario y la Junta General

La intervención notarial en la Junta de una sociedad puede tener dos modalidades:

  • Tratarse de un Acta normal de presencia.
  • Tratarse de la verdadera acta notarial de la Junta, de forma que la intervención del Notario añade un plus importante a un Acta normal de presencia.

En la primera, el Notario se limita a constatar y dejar constancia de hechos que percibe por sus sentidos.

En la segunda tiene que dar juicios jurídicos («juzgará la capacidad del requirente y, salvo que se trate de Junta o Asamblea Universal, verificará si la reunión ha sido convocada con los requisitos legales y estatutarios, denegando en otro caso su ministerio») y además sólo a él compete redactar el Acta y sin la intervención del Notario, debidamente requerido para ello, los acuerdos de la Junta no son válidos.

Acta normal de presencia

A un acta de presencia normal se refiere el art. 105 del Reglamento del Registro Mercantil (RRM), bajo el epígrafe: Otras actas notariales.

Dice el Reglamento:

1.- Lo dispuesto en esta sección se entiende sin perjuicio de las actas notariales autorizadas para la constatación de determinados hechos acaecidos en las Juntas o Asambleas de socios, que se regirán por las normas generales contenidas en la legislación notarial.
2.- No obstante, cuando hubiese sido requerida la presencia de Notario para levantar acta de la Junta o de la Asamblea de socios, no podrá ningún otro Notario prestar sus servicios para constatar los hechos a que se refiere el apartado anterior.
3. Cualquier acta notarial que no sea la regulada en los artículos anteriores no tendrá la consideración de acta de la Junta.

Está claro: puede un Notario levantar simple acta de presencia, sin que sea el Acta de la Junta, Acta que en este caso, deberá redactar el secretario de la Junta. Es el caso que cita la Sentencia de Tribunal Supremo (STS) Sala Primera, de lo Civil nº 311/2002, de 10 de Abril 2002. [j 1]

Acta notarial de la junta Reglas generales

El   art. 203 de Ley de Sociedades de Capital (LSC), (antes art. 55 de Ley de Sociedades de responsabilidad limitada (LSRL), regula el Acta notarial, al decir:

Acta notarial. 1. Los administradores podrán requerir la presencia de notario para que levante acta de la junta general y estarán obligados a hacerlo siempre que, con cinco días de antelación al previsto para la celebración de la junta, lo soliciten socios que representen, al menos, el uno por ciento del capital social en la sociedad anónima o el cinco por ciento en la sociedad de responsabilidad limitada. En este caso, los acuerdos sólo serán eficaces si constan en acta notarial. 2. El acta notarial no se someterá a trámite de aprobación, tendrá la consideración de acta de la junta y los acuerdos que consten en ella podrán ejecutarse a partir de la fecha de su cierre.
El requerimiento del acta

Corresponde al órgano de administración, sea a iniciativa propia o a solicitud de los socios (que representen, al menos, el el uno por ciento del capital social en la sociedad anónima o el cinco por ciento del capital social en la sociedad de responsabilidad limitada, como dice el art. 203 LSC.

La Resolución de la Dirección General de Registros y del Notariado (DGRN) de 4 de julio de 1.995 [j 2] referida a una SA, pero con doctrina aplicable a una SL, entendió que no es posible exigir en los Estatutos una minoría mayor para exigir este Acta.

No hay problema cuando el requerimiento lo formula el administrador único, cualquiera de los solidarios o los mancomunados; en el caso de Consejo de Administración , la resolución de la DGRN de 19 de septiembre de 2000 [j 3] exige que haya acuerdo del Consejo, al decir:

se requiere acuerdo ordinario del Consejo de Administración que debería haberse acreditado debidamente ante el Notario autorizante.

Esto nos parece lógico cuando el Acta la insta voluntariamente la sociedad; pero cuando los socios exigen la presencia notarial, parece que ya es una obligación el que se requiera al Notario, y no hay realmente acuerdo, salvo que se decida lo contrario con base a que ha de ser el Consejo - lo que tampoco está tan claro- quien debe analizar el requerimiento, comprobar si hay legitimación de los instantes del acta (por ejemplo, comprobar que conste el socio en el Libro Registro de socios ) si se trata de SL o en el Libro Registro de acciones nominativas si se trata de SA en que haya este tipo de acciones, etc.

En todo caso, no debe haber problema en que requiera el Consejero Delegado a quien se le hayan delegado todas las facultades delegables del Consejo. Así lo admite la Resolución de la DGRN de 11 de marzo de 1999; [j 4] ciertamente, el Tribunal Supremo matiza: puede convocar el Consejero Delegado únicamente si hay acuerdo del Consejo, pero no puede decidir unilateralmente convocar Juntas (así la Sentencia de Tribunal Supremo de 04 de Diciembre 2002: [j 5] pero, como aquí no hay decisión unilateral, sino que estamos ante el cumplimiento de una obligación, todo Consejero delegado ha de poder instar la actuación notarial.

Aceptación del requerimiento

El Notario DEBERÁ COMPROBAR:

  • La legalidad de la convocatoria.
  • El plazo que debe mediar entre el anuncio de la convocatoria y el día de la Junta, según sea SA o SL.
  • La legitimación del convocante.

Es fundamental que el convocante esté legítimado para convocar. Puede verse el tema Convocantes de la Junta General de sociedad pero ante un posible error de apreciación: hay que tener presente:

,, No se admite que la convocatoria sea hecha por el presidente del consejo de administración: Si hay Consejo de administración la convocatoria es competencia del Consejo, adoptando el oportuno acuerdo.

,, Si los estatutos hablan de convocatoria de la junta general mediante el envío de telegrama o burofax con acuse de recibo no se puede sustituir por una notificación notarial por correo con acuse de recibo.

Puede verse:

1.- Junta convocada de sociedad Limitada: forma y plazos

2.- Junta convocada de Sociedad anónima: forma y plazos

Indicaciones del acta

La intervención notarial en Actas de Junta General de una Sociedad es una de las Actas en que la actuación del Notario es más delicada, al haber conflictos en juego; de ahí que sea fundamental examinar la corrección de la convocatoria, en especial la legitimación del convocante, transcurso, plazo legal desde la convocatoria a la Junta, (sea el del Boletín Oficial del Registro Mercantil (BORME) o el del Diario o Diarios, comunicación, escrita, etc.).

También debe el Notario tener cuidado de advertir, al empezar la sesión (que se prevea conflictiva) que en relación a las manifestaciones que se realicen, sólo se tomará nota de las cuestiones que estén o guarden relación con el orden del día y únicamente se recogerán literalmente si se entregan por escrito, ya que, en caso contrario, sólo se recogerá su sentido general.

Importante es:

  • Declaración del Presidente: como pone de relieve la resolución de la DGRN de 29 de noviembre de 2012, [j 9] la declaración formal por parte del Presidente de que la Junta está válidamente constituida, con declaración expresa de la participación de cada uno de los socios en el capital social (artículos 191 y siguientes del Texto...

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