Acta y certificaciones de acuerdos de la Junta General y del Consejo de Administración

Autor:Manuel Faus
Cargo del Autor:Notario
 
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Una vez celebrada la Junta General de una sociedad, procede la redacción del acta de la Junta y, en su caso, expedir la pertinente certificación.

Contenido
  • 1 Acta de la junta general
    • 1.1 Normativa
    • 1.2 Acta y certificación
      • 1.2.1 Si se trata de junta convocada
      • 1.2.2 Si se trata de junta universal
      • 1.2.3 Indicaciones literales
    • 1.3 La aprobación del acta
    • 1.4 Firma del acta
    • 1.5 Persona facultada para certificar
      • 1.5.1 1.- Cargo vigente e inscrito
      • 1.5.2 2.- Cargo vigente pero no inscrito
      • 1.5.3 3.- Cargo no vigente al certificar o al formalizar
    • 1.6 La relación entre acta y certificación
  • 2 Acta del Consejo
  • 3 Anteproyecto del Código Mercantil, (Mayo 2014)
  • 4 Legislación básica
  • 5 Legislación citada
  • 6 Recursos adicionales
    • 6.1 En contratos y formularios
    • 6.2 En doctrina
  • 7 Jurisprudencia y doctrina administrativa citadas
Acta de la junta general Normativa

Dejando de lado el acta notarial o el Acta de la sociedad unipersonal (las decisiones del socio único se consignarán en Acta, bajo su firma o la de su representante), las demás actas han de ser redactadas por el Secretario de la Junta y han de ser aprobadas y ello deberá constar en la certificación.

Exige el art. 202 de Ley de Sociedades de Capital (LSC), (antes art. 113 de Ley de Sociedades Anónimas) (LSA) que todos los acuerdos sociales deben constar en acta y que el acta deberá ser aprobada por la propia junta al final de la reunión o, en su defecto, y dentro del plazo de quince días, por el presidente de la junta general y dos socios interventores, uno en representación de la mayoría y otro por la minoría.

Llamamos la atención que los interventores han de ser socios.

En realidad, es el Reglamento del Registro Mercantil (RRM) el que regula por extenso el contenido de las Actas para toda sociedad.

Dice así el art. 97 RRM en la parte referida a las Juntas Generales que ahora interesa:

Contenido del acta.
1. Los acuerdos de los órganos colegiados de las sociedades mercantiles se consignarán en acta, que se extenderá o transcribirá en el libro de actas correspondiente, con expresión de las siguientes circunstancias:
1ª. Fecha y lugar del territorio nacional o del extranjero en que se hubiere celebrado la reunión.
2ª. Fecha y modo en que se hubiere efectuado la convocatoria, salvo que se trate de Junta o Asamblea universal.
3ª. Texto íntegro de la convocatoria o, si se tratase de Junta o Asamblea universal, los puntos aceptados como orden del día de la sesión.
4ª. En caso de Junta o Asamblea, el número de socios concurrentes con derecho a voto, indicando cuántos lo hacen personalmente y cuántos asisten por representación, así como el porcentaje de capital social que unos y otros representan. Si la Junta o Asamblea es universal, se hará constar, a continuación de la fecha y lugar y del orden del día, el nombre de los asistentes, que deberá ir seguido de la firma de cada uno de ellos.
5ª. Un resumen de los asuntos debatidos y de las intervenciones de las que se haya solicitado constancia.
6ª. El contenido de los acuerdos adoptados.
7ª. En el caso de Junta o Asamblea, la indicación del resultado de las votaciones , expresando las mayorías con que se hubiere adoptado cada uno de los acuerdos.
8ª. La aprobación del acta conforme al art. 99.

El contenido del Acta dependerá según que la Junta sea una Junta Universal o una Junta convocada.

Acta y certificación

Contenido

La certificación puede ser literal o por extracto, pero en el caso de modificación de la escritura o de los estatutos es preceptiva la transcripción literal del acuerdo.

La certificación debe contener todos los requisitos que sean necesarios para la calificación de la validez de los acuerdos que estén sujetos a inscripción (art. 112 .2 RRM), y fundamentalmente su contenido dependerá de :

Si se trata de junta convocada

Debe contener:

a).- Fecha y lugar de celebración de la Junta.

Por ello, la resolución de la Dirección General de Registros y del Notariado (DGRN) de 16 de septiembre de 2.011 [j 1] dice:

Constando en el Registro Mercantil un determinado domicilio social , éste es el que debe tenerse en cuenta por el registrador para calificar si se celebró la junta en el lugar adecuado, razón por la cual debe consignarse en el acta y en la certificación que de la misma se expida (en los términos de los arts. 97 y 112 de RRM. Y aunque este Centro Directivo ha admitido cambios justificados –y aceptados por unanimidad- en el lugar de celebración siempre ha exigido que al menos se inicie en el domicilio social.

b).- Fecha y modo en que se hubiera efectuado la convocatoria:

Se indicará el Boletín Oficial del Registro Mercantil (BORME) y el diario en que se hubiera publicado el anuncio de convocatoria o el sistema previsto en los Estatutos de la Sociedad. Insiste en ello la resolución de la DGRN de 22 de abril de 2.000: [j 2] para inscribir en el Registro Mercantil debe constar en la certificación la fecha y modo en que la convocatoria se haya efectuado cuando no se trate de Junta Universal.

Por ello, la citada resolución de la DGRN de 16 de septiembre de 2.011 [j 3] no admite que simplemente se diga en la certificación que se celebró la junta debidamente convocada, sin que conste la forma concreta, aunque naturalmente esté prevista en los estatutos:

es preciso que en la certificación se exprese de forma concreta la forma en que se ha realizado la convocatoria –sin que baste la remisión a estatutos–, precisamente para que el registrador verifique que la misma fue la prevista en los estatutos sociales.

Recuerda esta doctrina la resolución de la DGRN de 16 de febrero de 2013. [j 4]

Cuando lo estatutos han previsto un sistema privado de anunciar la convocatoria, como dice la Resolución de la DGRN de 3 de noviembre de 2016, [j 5] es necesario que quede constancia en la certificación del Acta tanto de la fecha como de la forma en que ha sido realizada la convocatoria de la junta, pues dichos datos son necesarios para que el registrador pueda calificar la regularidad de dicha convocatoria, al comprobar por la fecha que la misma se ha realizado con la antelación debida, y que –por la forma que ha sido realizada– se ajusta a los medios estatutariamente establecidos.

c).- Texto íntegro de la convocatoria y convocante/s. 

d).- Declaración de haberse confeccionado la lista de asistentes y medio empleado.

En su caso (lista en la misma Acta o en anexo firmado por el Presidente y el Secretario de la Junta ).

En este punto, dice el at. 98 RRM:

Lista de asistentes a las Juntas o Asambleas. 1. La lista de asistentes figurará al comienzo de la propia acta o se adjuntará a ella por medio de anejo firmado por el Secretario, con el Visto Bueno del Presidente. 2. La lista de asistentes podrá formarse también mediante fichero o incorporarse a soporte informático. En estos casos se extenderá en la cubierta precintada del fichero o del soporte la oportuna diligencia de identificación firmada por el Secretario, con el Visto Bueno del Presidente.

e).- El total capital que representen las acciones de los socios asistentes (art. 112.3 RRM), no siendo necesario expresar el número de socios concurrentes salvo que sea preciso para la validez del acuerdo (o se transcriba el contenido del Acta literalmente); observemos que en el Acta sí debe hacerse constar el número de socios con derecho a voto, indicando cuantos lo hacen personalmente y cuantos asisten por representación, así como el porcentaje de capital social que uno y otros representan (art. 97.1.4ª RRM). Para evitar problemas en los casos en que sí se precisa el número de socios, es preferible indicar los socios asistentes a título personal y los que están representados.

Recordemos que es el Presidente, asistido del Secretario, el competente para apreciar la legitimación de quienes quieren asistir, y para examinar y resolver sobre las representaciones que se pretendan hacer valer y a la vista de todo ello, formar la lista de asistentes y determinar si existe quórum suficiente para poder celebrar la Junta (Así lo recuerda la Resolución de la DGRN de 19 de mayo de 2006). [j 6]

f).- Quién actúa de Presidente y de Secretario.

g).- El Orden del día.

h).- El contenido de los acuerdos.

i).- El resultado de las votaciones, indicando las mayorías con que se han adoptado. La Resolución de la DGRN de 6 de junio de 2.013 [j 7] recuerda que es necesaria la indicación del resultado de las votaciones con expresión de las mayorías con que se hubiere adoptado cada uno de los acuerdos.

j).- Que el acta ha sido aprobada: Insistimos en la necesidad de que conste en la certificación que el acta fue aprobada. Así lo recuerda la resolución de la DGRN de 10 de octubre de 2005 [j 8] al decir que el RRM exige la aprobación, (art. 99 RRM) pero, además, que en las certificaciones que de ella se expidan a efectos registrales, conste de forma expresa la fecha y sistema de aprobación, salvo que se trate de actas notariales y advierte que cuando se tome como base para la escritura el acta original, el libro de actas o testimonio notarial de los mismos, deberán hacerse constar que el acta ha sido aprobada. Insiste en ello la Resolución de la DGRN de 11 de mayo de 2016. [j 9]

k).- La certificación deberá indicar quien y fecha en que se expide.

Datos que pueden omitirse

  • El número de socios tal como se ha dicho.
  • Los debates y demás intervenciones.
Si se trata de junta universal

Debe contener:

  • Fecha y lugar de la Junta, con expresión de ser Universal y aceptarse así.
  • Que es Universal: basta que se exprese que tiene tal carácter. Observemos que en el Acta debe hacerse constar los socios con derecho a voto, indicando cuantos lo hacen personalmente y cuantos asisten por representación, así como el porcentaje de capital social que uno y otros representan (art. 97.1.4ª RRM).
  • Referencia a que debe constar a continuación del lugar y fecha: "De la reunión se confeccionó la lista de asistentes y fue firmada por éstos".
  • El Presidente...

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