Formalización de acuerdos de una sociedad y su inscripción
| Autor | Manuel Faus |
| Cargo del Autor | Notario |
Una vez adoptado un acuerdo social deberá llevarse a cabo su formalización en el modo legalmente previsto y por aquel que tenga facultad para elevar a público dicho acuerdo. Además, también debe efectuarse su inscripción.
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Contenido
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Es el Real Decreto 1784/1996, de 19 de julio, por el que se aprueba el Reglamento del Registro Mercantil (RRM) el que dedica dos artículos completos a este punto: los arts. 107 y 108.
En cuanto al modo de acreditar acuerdos, dice el art. 107 del RRM:
Elevación a instrumento público de los acuerdos sociales.
1.- La elevación a instrumento público de los acuerdos de la Junta o Asamblea general o especial y de los acuerdos de los órganos colegiados de administración, podrá realizarse tomando como base el libro de actas, testimonio notarial de los mismos o certificación de los acuerdos. También podrá realizarse tomando como base la copia autorizada del acta, cuando los acuerdos constaren en acta notarial.
2.- En la escritura de elevación a público del acuerdo social deberán consignarse todas las circunstancias del acta que sean necesarias para calificar la validez de aquél. En su caso, el Notario testimoniará en la escritura el anuncio de convocatoria publicado o protocolizará testimonio notarial del mismo.
Por tanto, un acuerdo se acredita:
- Si se trata de Acta notarial, tomando como base la copia autorizada del Acta. En este caso conviene advertir que el Acta contiene el acuerdo adoptado y no hace falta aportar ni certificación, ni Acta, ni Libro de Actas alguna; pero, el Acta Notarial, por sí sola no es directamente inscribible; el acuerdo debe elevarse a público por quien tenga facultades para ello.
- En el caso de un Acta sin intervención notarial, se admiten los siguientes sistemas:
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- Exhibir el Acta original al Notario. Que ese documento sea o no la verdadera Acta, que sus firmas sean o no verdaderas, es problema de quien la aporta, asevera que lo es, y además eleva a públicos los acuerdos (al ser normalmente el que eleva a públicos lo acuerdos la misma persona que tiene a facultad de certificarlos, nada añadiría una exigencia de certificar).
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- Aportar el Libro de Actas. Se diferencia del supuesto anterior en que no se aporta un Acta suelta (el RRM viene admitir así el Acta separada y no transcrita aún en el Libro de Actas). Si se aporta al Notario el Libro de Actas, debidamente acreditado que lo es por la nota del Registro Mercantil, no hay necesidad de más requisitos; el Notario tomará lo acuerdos del Libro exhibido y la persona facultada los eleva a públicos.
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- Aportar la pertinente certificación. Es el sistema habitual. Dos apuntes:
- Las firmas de la certificación han de ser legitimadas por Notario; afirma la Resolución de 9 de marzo de 2022, de la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública [j 1] que debe rechazarse la inscripción de una certificación de acuerdos firmada electrónicamente por la secretaria y el presidente del órgano de administración, ya que la firma debe constar legitimada por parte del Notario autorizante (más exactamente, por un Notario).
- Lógicamente, quien certifica ha de tener facultades para certificar: véase, sobre este punto, el tema Acta y certificaciones de acuerdos de la Junta General y del Consejo de Administración
Veamos el artículo 108 del RRM:
Personas facultadas para la elevación a instrumento público.
1.- La elevación a instrumento público de los acuerdos sociales corresponde a la persona que tenga facultad para certificarlos.
Las decisiones del socio único, consignadas en acta bajo su firma o la de su representante, podrán ser ejecutadas y formalizadas por el propio socio o por los administradores de la sociedad.
2. También podrá realizarse por cualquiera de los miembros del órgano de administración con nombramiento vigente e inscrito en el Registro Mercantil, cuando hubieren sido expresamente facultados para ello en la escritura social o en la reunión en que se hayan adoptado los acuerdos.
3. La elevación a instrumento público por cualquier otra persona requerirá el otorgamiento de la oportuna escritura de poder , que podrá ser general para todo tipo de acuerdos en cuyo caso deberá inscribirse en el Registro Mercantil. Este procedimiento no será aplicable para elevar a públicos los acuerdos sociales cuando se tome como base para ello el acta o testimonio notarial de la misma.
4. Cuando se hubiere cerrado el Registro Mercantil por falta del depósito de cuentas, quien eleve a instrumento público los acuerdos sociales manifestará esta circunstancia en la escritura.
De ello resulta una regla general y varias especiales.
Regla generalEstá facultada para elevar a públicos acuerdos sociales la persona que tenga facultad para certificarlos; por lo tanto, dependerá del sistema de administración vigente (que el Notario deberá comprobar); así los casos serán:
- El administrador único.
- Cualquiera de los solidarios.
- Los mancomunados que tengan poder de representación. Pero la Resolución de la DGRN de 14 de febrero de 2018 [j 2] no por la literalidad, pero sí por la ratio del art. 108 RRM, entiende que puede otorgar la escritura de elevación a públicos de acuerdos sociales, uno solo de los administradores mancomunados cuando la junta, al nombrarle al nuevo, le faculta para elevar a públicos los acuerdos, siempre que se aporte la certificación firmada por los dos administradores (el antiguo inscrito y el nuevo aún no inscrito) y conste legitimada...
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